"Kami datang ke sekolah ini dengan tujuan melakukan akreditasi adalah untuk melihat bagaimana sekolah ini berjalan dan menunaikan amanah kepada masyarakat pendidikan. Sedang administrasinya, saya hanya akan meilihat surat-surat dan data-data lama yang berjalan sejak lima tahun lalu, yang Bapak Ibu siapkan pada kinjungan kami hari ini." Demikian pernyataan salah satu asesor yang hadir di sekolah kami, pada saat yang bersangkutan memberikan kata penutup di hari kedua kehadirannya di sekolah kami saat akreditasi sekolah.
Pernyataan itu benar-benar, benar. Bahwa pada saat asesor melakukan visitasi ke sekolah untuk kegiatan akreditasi, sesungguhnya banyak sekolah yang tiba-tiba membuat dokumen dari administrasi baru untuk kejadian yang semestinya tidak baru lagi. Hal semacam ini antaralain sebabkan oleh; Satu, Dokumen yang diperlukan dan seharusnya ada, memang benar-benar tidak tersedia dan memang belum pernah ada. Kenyataan ini juga terjadi dan kami alami. Dan memang dalam kenyataannya, hal ini sulit dipenuhi karena memang tidak ada dan tidak juga tersedia informasinya. Dalam kondisi demikian, tidak ada kata lain kami selain pasrah. Dan jika pada hari pertama disampaikannya, maka pada hari kedua akan kami usahakan sebagai kelengkapan administrasi yang memang harusnya ada.
Kedua, Dokumen yang seharus ada, memang kami buat dan memang benar-benar ada, namun karena untuk kepraktisan, kami buat dalam satu dokumen. Misalnya saja berkenaan dengan rapat rutin yang diselenggarakan setiap pekan. Dimana undangan kami sampaikan kepada semua guru untuk ditempelkan di agenda masing-masing. Guru juga diminta untuk membuat notulensi rapat di bukunya tersebut masing-masing. Tetapi, nampaknya persepsi ini tidak benar-benar pas. Meski tetap diakui keberadaannya, namun masih perlu pemisahan.
Selain juga adanya perbedaan antara satu guru dengan guru yang lain dalam membuat notulensi. Dan pada masalah ini, ada diantara kami yang kami temukan sebagai penulis notulen rapat handal. Maka ketika asesor bertanya tentang suatu hal yang telah terjadi, maka sebagai pembuktian bahwa hal tersebut pernah kami bahas, kami cari di notulen rapat teman kami itu!
Ketiga, Sulitnya kami menemukan file administrasi kami yang telah berusia lebih dari satu tahun. Kendala ini menyebabkan kami harus menemukannya dalam bentuk soft copi yang terdapat dalam komputer atau email. Alhamdulillah jika itu kami temukan meski cukup memakan waktu. Tetapi hasilnya adalah meski hal itu merupakan dokumen lawas, tidak dapat dipungkiri bahwa kertas dan printingnya masih baru dan bahkan "masih bau kertas" kata asesor memberikan sindiran.
Dan berbagai masukan yang pastinya lumayan untuk menjadi catatan kami dalam membangun kesadaran akan pentingnya sebuah kelengkapan administrasi. Saya yang kebetulan bertugas mendampingi teman-teman selama dua hari menerima tamu istimewa tersebut, menjadi teringat akan apa yang pernah saya lakukan sendiri di sekitar tahun 2002an yang lalu, yaitu ketik saya selaku kepala sekolah menjalani akreditasi sekolah.
Dan ketika sedang sibuk-sibuknya menyusun file-file yang sekolah miliki untuk menjadi dokumen yang siap guna, siap cari, dan tersusun apik, ada rasa jenuh dan lelah serta bahkan sedikit malas. Ada semangat yang menjadikan saya lupa akan kendala, yaitu semangat untuk memberikan warisan kepada masa sesudah. Yaitu masa dimana saya mungkin tidak berada di lembaga tersebut, atau juga masa dimana saya sendiri tidak lagi menjabat sebagai kepala sekolah.
Maka dengan semangat itulah dokumen-dokumen tersebut kami susun dan atur untuk keudian kami bundel dengan hard atau juga soft copy, dengan aneka warna sampul pilihan kami. Dengan model itulah kami letakkan dokumen-dokumen tersebut dilokasi yang mudah terjangkau.
Kedua, Dokumen yang seharus ada, memang kami buat dan memang benar-benar ada, namun karena untuk kepraktisan, kami buat dalam satu dokumen. Misalnya saja berkenaan dengan rapat rutin yang diselenggarakan setiap pekan. Dimana undangan kami sampaikan kepada semua guru untuk ditempelkan di agenda masing-masing. Guru juga diminta untuk membuat notulensi rapat di bukunya tersebut masing-masing. Tetapi, nampaknya persepsi ini tidak benar-benar pas. Meski tetap diakui keberadaannya, namun masih perlu pemisahan.
Selain juga adanya perbedaan antara satu guru dengan guru yang lain dalam membuat notulensi. Dan pada masalah ini, ada diantara kami yang kami temukan sebagai penulis notulen rapat handal. Maka ketika asesor bertanya tentang suatu hal yang telah terjadi, maka sebagai pembuktian bahwa hal tersebut pernah kami bahas, kami cari di notulen rapat teman kami itu!
Ketiga, Sulitnya kami menemukan file administrasi kami yang telah berusia lebih dari satu tahun. Kendala ini menyebabkan kami harus menemukannya dalam bentuk soft copi yang terdapat dalam komputer atau email. Alhamdulillah jika itu kami temukan meski cukup memakan waktu. Tetapi hasilnya adalah meski hal itu merupakan dokumen lawas, tidak dapat dipungkiri bahwa kertas dan printingnya masih baru dan bahkan "masih bau kertas" kata asesor memberikan sindiran.
Dan berbagai masukan yang pastinya lumayan untuk menjadi catatan kami dalam membangun kesadaran akan pentingnya sebuah kelengkapan administrasi. Saya yang kebetulan bertugas mendampingi teman-teman selama dua hari menerima tamu istimewa tersebut, menjadi teringat akan apa yang pernah saya lakukan sendiri di sekitar tahun 2002an yang lalu, yaitu ketik saya selaku kepala sekolah menjalani akreditasi sekolah.
Dan ketika sedang sibuk-sibuknya menyusun file-file yang sekolah miliki untuk menjadi dokumen yang siap guna, siap cari, dan tersusun apik, ada rasa jenuh dan lelah serta bahkan sedikit malas. Ada semangat yang menjadikan saya lupa akan kendala, yaitu semangat untuk memberikan warisan kepada masa sesudah. Yaitu masa dimana saya mungkin tidak berada di lembaga tersebut, atau juga masa dimana saya sendiri tidak lagi menjabat sebagai kepala sekolah.
Maka dengan semangat itulah dokumen-dokumen tersebut kami susun dan atur untuk keudian kami bundel dengan hard atau juga soft copy, dengan aneka warna sampul pilihan kami. Dengan model itulah kami letakkan dokumen-dokumen tersebut dilokasi yang mudah terjangkau.
Jakarta, 15-16 September 2014.
No comments:
Post a Comment